一、档案整理按其职能任务特性,完整收集文件材料
明确了幼儿园的职能任务特性,就可按其收集文件材料。
二、按其职权任务、特性形成的文件材料的归卷
1、按其职权任务分设机构。
2、机构产生的文件材料的内容。
a上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针,政策、指示、决定等方面的文件材料。
c党群工作形成的'会议记录,党建、共青团、工会等文件材料:
d教职工代表大会形成的文件材料。
e园务委员会产生的会议记录等文件。
f家长委员会形成的家长工作、会议记录、问卷调查等文件材料。
g保教组形成的教学工作,保育管理、科研课题,招生、师资管理等文件材料。
h保健组形成的幼儿健康,环境卫生,膳食等文件材料。
i后勤组形成的设备、仪器,固定资产管理等材料。
j财务室形成的会计档案。
三、档案组成案卷的原则与方法
1、按其职能任务确定立卷范围:
a凡是记述反映主要职能活动形成的文件材料立卷;非职能任务形成的文件不立卷。
b上级来文需要贯彻执行的重要文件材料立卷;而上级的普法性文件与职能任务无关的不立卷;非属不重要的发文不立卷。
c参加上级会议交流经验体现自身职能活动的重要经验交流材料,应单独作为重要活动文件立卷。
2、按其职权任务特性分类
根据幼儿园的实际情况只设一级类目,有文书档案,保教档案、保健档案、设备档案、基建档案、科研档案、会计档案、教师业务档案、声像档案、实物档案。
3、档案组卷的方法
分类后结合保管期限——永久、长期、短期分别组卷,组卷是在一类之内,将单分的文件材料系统化整理,按照它们在形成和处理过程中的联系,编成各个案卷。或将有关某一问题或某项工作活动密切联系的文件材料组成案卷,反映出工作活动的来龙去脉。
四、案卷的排列与编目
1、案卷的排列
案卷分类后按不同的保管期限排列。每年一类中同一保管期限下形成有规律的案卷排列。
2、目录的编制
一类中不同的保管期限永久、长期、短期各编一本案卷目录。一类中卷内目录的编制分保管期限按案卷号的排列,编页号、装订成册做备考表,以保证组卷质量的要求,便于保管利用。
3、计算机检索
运用计算机做文书档案永久卷的著录。编制专题目录。