会计电算化基本要求[金账本]

会计电算化基本要求

方法/步骤

1、会计电算化法规制度

1.中华人民共和国会计法

1999年10月31日，《会计法》规定，“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定;会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。”

2.会计基础工作规范

1996年6月17日，《会计基础工作规范》，有多个条文对会计电算化工作做了具体规范。(具体P40~41)

3.会计档案管理办法

1998年8月21日，《会计档案管理办法》规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

2、有关会计电算化的专门法规

会计电算化相关法规制度有:

《会计法》《会计电算化管理办法》《会计核算软件基本功能规范》《会计电算化工作规范》《会计基础工作规范》《会计档案管理办法》

3、对会计核算软件的原则要求:1、会计核算软件的设计应符合法律规定。

2、会计核算软件应按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间、结账和编制报表的功能。

3、软件的文字要使用中文，使用中文的同时可使用外文。

4、会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。(也就是要有岗位分工的功能)

5、会计核算软件应当符合GB/T 19581-《信息技术-会计核算软件数据接口》国家标准要求。

6、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

7、会计核算软件应当具有机内会计数据丢失，可利用现有数据恢复到最近的状态功能。

8、修改、升级正在使用的软件，改变软件运行环境，应建立审批手续。

9、软件开发销售单位要为使用单位提供培训、维护等服务。

4、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

电算化会计岗位的划分:

建立会计电算化岗位责任制，按照“责、权、利相结合”的原则。

实行会计电算化的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。

5、电算化会计岗位一般有以下岗位：

(一)电算主管，负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，即电算化系统的日常管理工作。(会计主管兼任，权力最大)

(二)软件操作，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。负责所分管理数据的输入、处理、输出等工作。(埋头做事)

(三)审核记账，负责对输入计算机的会计数据进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。对操作员输入的凭证进行审、记账。(会计主管兼任，检查数据的正确性)

(四)电算维护，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。定期检查软件、硬件的运行情况，及时对软件、硬件的故障进行排除。(网管)

(五)电算审查，负责监督计算机和软件，防止利用计算机进行舞弊。(稽核人员兼任，检查计算机程序的正确性)

(六)数据分析，负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位可由主管会计兼任。

(七)会计档案保管，负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管

6、中小企业实行会计电算化后的岗位设置:

实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需岗位，一人可以兼任多个工作岗位。如电算主管可以兼任审核记账岗位，会计人员可以任操作员和电算维护工作。但是即使中小企业，电算化会计岗位设置也应该主要满足内部牵制制度的要求，出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务。

7、计算机替代手工记账的基本要求:

替代手工记账是会计电算化的阶段性目标。

计算机替代手工记账俗称甩账。(一)替代手工记账的基本条件：(1)配有适用的会计软件(双轨运行3个月以上，数据一致，软件运行安全可靠)。(2)配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。(3)配有与会计电化工作需要相适应的专职人员(电算化证书)。(4)建立健全内部管理制度。(电算化岗位管理制度、操作管理制度和硬件软件维护制度、电算化档案管理制度)

8、会计电算化档案的基本要求:

1. 采用电子计算机进行会计核算的'单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。2.会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。3. 系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。

9、会计电算化档案的基本要求:1.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。2.会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。3.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。

4.会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。5.对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

6.对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。