公务员办公礼仪1
公务员办公礼仪
1要忍得了一时之气
人生在世，少不免受气。在机关工作，受气那是家常便饭，被领导批评斥责了，被同事嘲讽揶揄了，被下属误解顶撞了，有时甚至受冤枉、受打压，这些都会让人很生气、很憋屈。如何化解，最考验一个人的情商。有道是：“忍得一时之气，免得百日之忧”。被批评斥责的，如果是自己真的做错了，就要诚恳接受批评；被误解、冤枉的，当时能解释的可及时解释，当时不能解释的，找机会解释；再说，哪怕自己被羞辱了，如果心理足够强大，也没人能真正羞辱你；被嘲讽顶撞之类，一笑置之即可。“忍”，是一种胸怀和涵养，要真正做到“忍”，就必须制怒，不论在什么样的情况下都不能暴跳如雷。一旦暴跳如雷，则形象大损矣！记得有一个同事，曾当面顶撞领导，20xx年之后，领导说起他，还是全部的负面评价。
2要刹得住口舌之快
通常三五同事聚在一起，都喜欢指点江山，针砭时弊，不免要对某些事某些人评头论足。但是，任你口沫横飞，真正认同你的人究竟有多少呢？尤其是那些自我吹嘘的言语，多的是表面附和，内心极可能不以为然。机关里总有一些人喜欢谈论别人的家长里短，遇到这种场合，不要轻易表态，尤其是不要随便在背后非议领导，打个哈哈避开最好。某次聚会，A君评论B君，言语之中颇有不满、不屑之意。无独有偶，过了几天，在另一个聚会，C君评论A君，对A君十分不齿，没想到，A君在C君心目中的形象，比B君在A君心目中的形象还要差。正所谓：静坐常思己过，闲谈莫论人非。退一步说，就是你要背后要批判谁，也切记别把人“损”得太厉害。你品题人物留有余地，说不定对方哪天论你时也会口下留情。
3要听得进逆耳之言
在机关工作，要听得进逆耳之言，要把批评当作鞭策。同事之间，如有人对你扯扯袖子、咬咬耳朵，甚至大喝一声，这都是爱护，能够防止犯错误、入歧途。有时候，真朋友才讲真话啊。我初进机关时，有个同事比较尖刻，每见我做了什么他不满意的事，总是直言不讳，有时弄得我很难堪，我内心对他有点反感。过了几年回想起来，觉得遇到这样的朋友真是幸事！他的批评让我少走多少弯路啊，最怕是自己做错了没人指出，一直错下去而不自知。
4要容得下厌恶之人
人人都有一些自己不喜欢甚至厌恶的人，但情商高的人有更大的胸襟和涵养。在出色的统战干部眼里，怎样扩大统一战线？就是把敌人变成朋友！过去有一个下属，我很看不惯他的做事风格，还向领导反映过，后来我们先后调离了。几年过去，大部分旧同事都已经不跟我联系了，倒是这个前下属，时不时还会短信电话问候一下我，这让我意外得很。看来，我的涵养还是太小！
5要认得清自身之短
毋庸讳言，在公开场合，官员尤其是领导干部总是能收获更多的掌声、鲜花、荣誉和赞美。邹忌就有自知之明，他知道自己明明没有城北的徐公帅，但妻子偏爱他，小妾惧怕他，客人有求于他，都众口一词地说他比徐公帅。他由是领悟到，越是位高权重者，越容易受到不客观的恭维和赞美，越容易被蒙蔽。这个故事提示你我，一定要认清自己的短处与弱项，不要听到一两句恭维就飘飘然。要懂得天外有天、人外有人，就是秦皇汉武、唐宗宋祖，其文采风流亦远非我辈所能企及。
给新进公务员的建议
1、第一印象很重要。
机关单位的同事年纪普遍偏大，基本都是叔叔爷爷辈的人。作为科室新人，早到晚走是每个职场新人的必经之路。
提前到了办公室主动打扫卫生，烧水泡茶。下班时晚点走，关灯锁门。同事有需要时主动伸出援手，领导叫你时立即出现。
尽快熟悉单位里所有人的名字和长相，不熟悉时可以统一称其为领导，熟悉后再以科长局长称呼，打招呼时记得发自内心地微笑。
2、坚持学习。
不要以为找了个铁饭碗就万事大吉，时刻保持危机意识。即使工作再忙，每天也要抽空看看跟岗位相关的书籍，熟练掌握专业知识，多研究学习相关政策文件。
以税务系统为例，趁还未成家立业时多考注会、税务师等含金量高的证书，日常脱产培训和入选省局人才库会优先考虑。年纪越大考证难度越高。
下得苦功夫，求得真学问。除了书本上的知识，实践生活中多跟领导同事学习，增强实战经验，前辈的丰富阅历更有利于你的快速成长。
3、说话注意分寸
当领导询问你经手事情的具体数据情况时，即便不清楚，也不能直接回答“不知道”三个字，建议说“我查询好了再给您答复”。否则长此以往，领导会认为你什么都不懂，难以担当大任。
自己经手的事要做到心中有数，一些基本的信息数据要牢记在心，领导询问时才能准确无误地答出来。领导毕竟分身乏术，不可能记住细枝末节。如果他询问的事你都清楚了解，并且能提出自己合理的意见建议，无形中加深了领导对你的好感和印象，自然敢委以重任。
跟同事在一起不要随意评价他人或者乱嚼舌根，传到当事人耳朵里很难办。没必要为了非原则问题跟别人面红耳赤地争论高下，否则赢了争论，输了交情。没有根据的谣言不要满嘴跑火车，谣言止于智者。
4、增强沟通意识。
向上沟通要及时，该请示的时候请示，事前明确领导的要求，事中该报告的报告，依据领导意见修改到位，上级决定了的事项要全力落实，事后及时汇报通知。这是一种礼仪，更是一种尊重，让领导知道你很重视他的态度最重要。
在外培训出差开会，若持续时间为几十天甚至几个月，回到单位后建议抽空跟领导汇报培训情况和思想动态，多跟领导沟通交流。这样下次有培训机会的话才有可能继续优先考虑你，年轻人多参加培训有益无害。
跟同级沟通要真诚，互相帮助，换位思考，积极配合，争取和同龄人打成一片。
5、帮助别人就是帮助自己。
俗话说师傅领进门，修行靠个人。入门阶段有个愿意手把手以老带新的师傅很重要。
上半年单位经历了一次人事变动，交接工作时的老同事（以下简称师傅）把该岗位涉及的工作内容跟我交代得特别详尽。尽管如此，实际操作时还是遇到各种问题。
上了年纪的他腰椎肩间盘突出特别严重，为此陆续请了很长一段时间的假，但是只要我请教他，电话里说不清楚的事，第二天他一定会亲自来单位当面指导，我深受感动。
有天跟他闲聊时终于知道为什么他愿意这样尽心尽力地帮助我。原来是很久以前的某个雨天，我下班路上偶遇他，给他撑伞并送他到家的事一直记在心上的缘故。他不提我都快忘了，仔细回想了一下好像是有那么一回事。
心存善念，乐于助人，说不定什么时候就能遇到贵人。
6、吃亏是福
每个单位都存在忙的忙死，闲的闲死的状况。不要跟坐等退休的老油条相比计较，多做点事，多干苦力未必是坏事。你的一举一动，一点一滴都被领导同事看在眼里。
日常给大家留个勤快的好印象，民主测评或者竞争上岗的时候才能力压对手，脱颖而出。
7、不要被他人左右心情
日常工作难免会被群众埋怨斥责，发怒前心中默念“忍一时风平浪静，退一步海阔天空”，耐心做好解释安抚工作。切忌逞一时口舌之快与群众发生正面冲突，到时候即便你有理也会很被动。冲动是魔鬼，与群众打交道时代表的不只是你个人，还有身后的单位，要有服务意识和大局意识。
被领导同事误解冤枉时，反思自己并给出合理解释，切忌把责任全部推给别人而把自己撇得干干净净。有则改之无则加勉，犯错了低头认错就好，心里要有一杆秤，明确是非曲直。每个人岗位分工不同，被误解是常事，不要被斥责者搅乱自己的心情。
公务员办公礼仪2
会面，通常是指在较为正式的场合与别人相见。在日常工作中，基层公务员往往需要会见各式各样的客人。在会见他人时，尤其是当基层公务员以主人的身份在工作岗位上会见正式来访的客人时，既要对对方热情、友好，又要讲究基本的会面礼节。从某种意义上来说，假如不讲究基本的会面礼节，那么基层公务员对会见对象的热情友好往往便难以得到体现。在工作岗位上，会见客人的礼节甚多。对一般的基层公务员而言，称呼、问候、介绍、握手、座次、合影等，当属人人皆须掌握的最基本的会面礼节。
一、称呼的习惯
称呼，一般是指人们在交往应酬中彼此之间所采用的称谓语。选择正确的、适当的称呼，既反映着自身的教养，又体现着对他人的重视程度，有时甚至还体现着双方关系所发展到的具体程度。
基层公务员在正式场合所使用的称呼，主要应注意如下两点。
（一）称呼正规
在工作岗位上，人们所使用的称呼自有其特殊性。下述正规的五种称呼方式，是可以广泛采用的。
1、称呼行政职务。在人际交往中，尤其是在对外界的交往中，此类称呼最为常用。意在表示交往双方身份有别。
2、称呼技术职称。对于具有技术职称者，特别是具有高、中级技术职称者，在工作中可直称其技术职称，以示对其敬意有加。
3、称呼职业名称。一般来说，直接称呼被称呼者的职业名称，往往都是可行的。
4、称呼通行尊称。通行尊称，也称为泛尊称，它通常适用于各类被称呼者。诸如“同志”、“先生”等，都属于通行尊称。不过，其具体适用对象也存在差别。
5、称呼对方姓名。称呼同事、熟人，可以直接称呼其姓名，以示关系亲近。但对尊长、外人，显然不可如此。
（二）称呼之忌
以下四种错误称呼，都是基层公务员平日不宜采用的。
1、庸俗的称呼。基层公务员在正式场合假如采用低级庸俗的称呼，是既失礼，又失自己身份的。
2、他人的绰号。在任何情况下，当面以绰号称呼他人，都是不尊重对方的表现。
3、地域性称呼。有些称呼，诸如，“师傅”、“小鬼”等，具有地域性特征不宜不分对象地滥用。
4、简化性称呼。在正式场合，有不少称呼不宜随意简化。例如，把“张局长”、“王处长”称为“张局”、“王处”，就显得不伦不类，又不礼貌。
二、问候的做法
问候，亦称问好、打招呼。一般而言，它是人们与他人相见时以语言向对方进行致意的一种方式。通常认为，一个人在接触他人时，假定不主动问候对方，或者对对方的问候不予以回应，便是十分失礼的。 在有必要问候他人时，基层公务员主要需要在问候的次序、问候的态度、问候的内容等三个方面加以注意。
（一）问候次序
在正式会面时，宾主之间的问候，在具体的次序上有一定的讲究。
1、一个人问候另一个人。一个人与另外一个人之间的问候，通常应为“位低者先行”。即双方之间身份较低者首先问候身份较高者，才是适当的。
2、一个人问候多人。一个人有必要问候多个人时，既可以笼统地加以问候，也可以逐个加以问候。当一个人逐一问候许多人时，既可以由“尊”而“卑”、由长而幼地依次而行，也可以由近而远地依次而行。
（二）问候态度
问候是敬意的一种表现。当问候他人时，在具体态度上需要注意四点：
1、主动。问候他人，应该积极、主动。当他人首先问候自己之后，应立即予以回应。
2、热情。在问候他人时，通常应表现得热情而友好。毫无表情，或者表情冷漠，都是应当避免的。
3、自然。问候他人时的主动、热情的态度，必须表现得自然而大方。矫揉造作、神态夸张，或者扭扭捏担，都不会给他人以好的印象。
4、专注。基层公务员在对其交往对象进行问候时，应当面含笑意，以双目注视对方的两眼，以示口到、眼到、意到，专心致志。
（三）问候内容
问候他人，在具体内容上大致有两种形式，它们各有自己适用的不同范围。
1、直接式。所谓直接式问候，就是直截了当地以问好作为问候的主要内容。它适用于正式的人际交往，尤其是宾主双方初次相见。
2、间接式。所谓间接式问候，就是以某些约定俗语成的问候语，或者在当时条件下可以引起的话题，诸如，“忙什么呢”、“您去哪里”，来替代直接式问好。它主要适用于非正式交往，尤其是经常见面的熟人之间。
公务员办公礼仪3
（三）会议之后
会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项：
1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。
2.处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。
3.协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。
二、会场的排座
举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议，它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范，基层公务员不但需要有所了解，而且必须认真遵守。在实际操办会议时，由于会议的具体规模多有不同，因此其具体的座次排定便存在一定的差异。
（一）小型会议
小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。
1.自由择座。它的基本做法，是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。
2.面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座
3.依景设座。所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。
（二）大型会议
大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点，是会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。
1.主席台排座。大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。在主席台上的就座之人，通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。
主席台排座，具体又可分作主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个不同方面的问题。
其一，主席团排座。主席团，在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。具体来讲，主席团的排座又有单
其二，主持人座席。会议主持人，又称大会主席。其具体位置之所在有三种方式可供选择：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但不宜令其就座于后排。
其三，发言者席位。发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有二：一是主席团的正前方（见图十九），二是主席台的右前方（见图二十）。
2.群众席排座。在大型会议上，主席台之下的一切座席均称为群众席。群众席的具体排座方式有二。
其一，自由式择座。即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。
其二，按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后，也可以是其平时约定俗成序列。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。
在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排，二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。
公务员办公礼仪4
基层公务员在具体操作签字仪式时，可以依据下述基本程序进行运作。
1.宣布开始。此时，有关各方人员应先后步入签字厅，在各自既定的位置上正式就位。
2.签署文件。通常的做法，是首先签署应由己方所保存的文本，然后再签署应由他方所保存的文本。
依照礼仪规范，每一位签字人在己方所保留的文本上签字时，应当名列首位。因此，每一位签字人均须首先签署将由己方所保存的文本，然后再交由他方签字人签署。此种做法，通常称为“轮换制”。它的含义是：在文本签名的具体排列顺序上，应轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以示各方完全平等。
3.交换文本。各方签字人此时应热烈握手，互致祝贺，并互换方才用过的签字笔，以志纪念。全场人员应热烈鼓掌，以表示祝贺之意。
4.饮酒庆贺。有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒，并与其他方面的人士一一干杯。这是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性做法。
公务员办公礼仪5
一、谈判的表现
举行正式谈判时，谈判者尤其是主谈者的临场表现，往往直接影响到谈判的现场气氛。一般认为，谈判者的临场表现中，最为关键的是讲究打扮、保持风度、礼待对手等三个问题。
（一）讲究打扮
参加谈判时，基层公务员一定要讲究自己的穿着打扮。此举并非是为了招摇过市，而是为了表示自己对于谈判的高度重视。
1.修饰仪表。参加谈判前，应认真修饰个人仪表，尤其是要选择端庄、雅致的发型。一般不宜染彩色发。男士通常还应当剃须。
2.精心化妆。出席正式谈判时，女士通常应当认真进行化妆。但是，谈判时的化妆应当淡雅清新，自然大方。不可以浓妆艳抹。
3.规范着装。基层公务员在参加正式谈判时的着装，一定要简约、庄重，切切不可“摩登前卫”、标新立异。一般而言，选择深色套装、套裙，白色衬衫，并配以黑色皮鞋，才是最正规的。
（二）保持风度
在整个谈判进行期间，每一位谈判者都应当自觉地保持风度。
具体来说，在谈判桌上保持风度，应当主要兼顾以下两个方面。
1.心平气和。在谈判桌上，每一位成功的谈判者均应做到心平气和，处变不惊，不急不躁，冷静处事。既不成心惹谈判对手生气，也不自己找气来生。在谈判中始终保持心平气和，是任何高明的谈判者所本应保持的风度。
2.争取双赢。谈判往往是一种利益之争，因此谈判各方无不希望在谈判中最大限度地维护或者争取自身的利益。然而从本质上来讲，真正成功的谈判，应当以妥协即有关各方的相互让步为其结局。这也就是说，谈判不应当以“你死我活”为目标，而是应当使有关各方互利互惠，互有所得，实现双赢。在谈判中，只注意争利而不懂得适当地让利于人；只顾己方目标的实现，而指望对方一无所得，是既没有风度，也不会真正赢得谈判的。
（三）礼待对手
在谈判期间，基层公务员一定要礼待自己的谈判对手。具体来讲，主要需要注意以下两点。
1.人事分开。在谈判中，必须明白对手之间的关系是“两国交兵，各为其主”的。指望谈判对手对自己手下留情，甚至“里通外国”，不是自欺欺人，便是白日做梦。因此，要正确地处理己方人员与谈判对手之间的关系，就是要做到人与事分别而论。也就是说，大家朋友归朋友，谈判归谈判。在谈判之外，对手可以成为朋友。在谈判之中，朋友也会成为对手。二者不容混为一谈。
2.讲究礼貌。在谈判过程中，基层公务员不论身处顺境还是逆境，都切切不可意气用事、举止粗鲁、表情冷漠、语言放肆、不懂得尊重谈判对手。在任何情况下，谈判者都应该待人谦和，彬彬有礼，对谈判对手友善相待。即使与对方存在严重的利益之争，也切莫对对方进行人身攻击、恶语相加、讽刺挖苦，不尊重对方的人格。
二、签字的仪式
签字仪式，通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化，而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。
（一）位次排列
从礼仪上来讲，举行签字仪式时，在力所能及的条件下，一定要郑重其事，认认真真。其中最为引人注目者，当属举行签字仪式时座次的排列方式问题。
一般而言，举行签字仪式时，座次排列的具体方式共有三种基本形式，它们分别适用于不同的具体情况。
1.并列式。并列式排座，是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是：签字桌在室内面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列，双方签字人员居中面门而坐，客方居右，主方居左
2.相对式。相对式签字仪式的排座，与并列式签字仪式的`排座基本相同。二者之间的主要差别，只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面
3.主席式。主席式排座，主要适用于多边签字仪式。其操作特点是：签字桌仍须在室内横放，签字席仍须设在桌后面对正门，但只设一个，并且不固定其就座者。举行仪式时，所有各方人员，包括签字人在内，皆应背对正门、面向签字席就座。签字时，各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后即应退回原处就座
公务员办公礼仪6
一次较为正式的会面，宾主双方往往需要合影留念。在涉外交往之中，对此尤其比较讲究。处理合影的问题，通常要求关注下述两个重点问题：
(一)合影准备
凡预备正式进行的合影，具体负责操办此事的基层公务员应认真地有所准备。进行准备工作时，须特别关注以下细节：
1.主随客便。在合影前，主方宜征求来宾意见，切勿勉强从事。有些外国人士出于宗教方面或其他方面的原因，往往忌讳拍照，因而他们对合影多有抵触情绪。
2.提供照片。合影之后，主方宜向参与合影的各方人士主动提供照片，并保证人手一张。
3.布置场所。正式的合影，均应先期选择好场地，并进行认真的布置。临时凑合，往往欠妥。
4.备好器材。拍照时需用的一切器材，均应提前备好、备足，以防在合影时发现短缺，令人措手不及。
5.确定时间。正规的合影，在必要时要向所有参加者通报具体的时间，使对方有所准备。
6.忌讳他用。公务合影的照片，只宜作为资料或纪念。一般不宜用于商务活动，也不得随便发表。
(二)合影排位
正式的合影，既可以排列位次，也可以不排列位次。需要排列具体位次时，应首先考虑到方便拍摄与否。与此同时，还应兼顾场地的大小、人数的多少、身材的高矮、内宾或外宾等等。
正式合影的人数，一般宜少不宜多。在合影时，宾主一般均应站立。必要时，可安排前排人员就座，后排人员则可梯级站立。但是，通常不宜要求合影的参加者蹲着参加拍照。
合影时，若安排其参加者就座，应先期在座位上贴上便于辨认的名签。
具体涉及合影的排位问题，关键是要知道内外有别。
1.国内合影的排位。国内合影时的排位，一般讲究居前为上、居中为上和居左为上。具体来看，又有单数与双数之别。通常，合影时主方人员居右，客方人员居左。
2.涉外合影的排位。在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，宜令主人居中，主宾居右，令双方人员分主左宾右依次排开。简言之，就是讲究以右为上
公务员办公礼仪7
会议，通常是指将特定范围的人员召集在一起，对某些专门问题进行研究、讨论，有时还需作出决定的一种社会活动的形式。在处理日常性行政事务时，各级政府部门往往召开各种会议。
不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，基层公务员都有一些基本守则、规矩必须遵守。此类与会议相关的守则、规矩，就包括会议礼仪。会议礼仪的关键性内容有会务性工作、会场的排座、会风的端正等三项。
一、会务性工作
但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的基层公务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
（一）会议之前
在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。
1.会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
2.通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层公务员在这方面主要应做好两件事。
其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。
其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
3.文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。
4.常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。
其一，做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。
（二）会议期间
负责会议具体工作的基层公务员，一丝不苟地做好下列工作。
1.例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。
2.会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。
3.餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
4.现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。
负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
5.编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精炼。
